보유 의무 - 아카이브 귀하 문서 에 규정에 따라.
이 표시는 “법적 요구 사항을 충족하고 정보의 가용성을 보장하기 위해 문서를 법에 따라 보관해야 함을 상기시켜 줍니다.
정보 표시는 "회사 및 조직의 문서 관리 및 규정 준수 관리에 중심적인 역할을 합니다. 이는 법적 요구 사항을 충족하고 정보의 가용성을 보장하기 위해 문서의 적절한 저장 및 보관을 담당하는 직원 및 담당자를 대상으로 합니다.
보관 의무는 특정 문서를 파기하기 전에 보관해야 하는 기간에 대한 법적 요구 사항을 나타냅니다. 이러한 규정은 문서 유형과 각 산업 또는 국가에 적용되는 법적 틀에 따라 다릅니다. 일반적인 예로는 세금 기록, 계약서, 인사 파일, 의료 문서 및 기타 비즈니스 문서가 있습니다.
이 표시는 법적 위험을 최소화하고 회사 문서의 무결성을 보장하기 위해 확립된 지침과 기한에 따라 문서를 보관해야 함을 상기시켜 줍니다. 여기에는 데이터의 물리적 손상, 도난 또는 손실로부터 보호하는 적절한 보관 시스템에 안전하게 보관하는 것이 포함됩니다.
표지판의 배치는 문서 관리 및 보관이 중요한 역할을 하는 사무실, 보관실 또는 기타 중앙 영역에 배치되는 경우가 많습니다. 이는 시각적으로 상기시키는 역할을 하며 문서 보존과 관련된 법적 규정 및 내부 정책 준수의 중요성에 대한 인식을 촉진합니다.
기업의 경우 보존 요구 사항을 준수하는 것은 법적 의무일 뿐만 아니라 비즈니스 연속성을 보장하고 감사 또는 법적 분쟁을 지원하기 위한 전략이기도 합니다. 효과적인 기록 관리 프로그램을 통해 기업은 필요한 정보에 신속하게 액세스하고, 규정 준수 요구 사항을 준수하고 있음을 입증하고, 비즈니스 프로세스의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
[2827]